منظم اور فائل دستاویزات کیسے کریں

آپ کے دستاویزات کو منظم کرنے میں آپ کی اہم فائلوں کو ہاتھ میں رکھنے کے لۓ نہ صرف اس کی حفاظت کی جائے گی بلکہ مناسب طریقے سے ذخیرہ کرے گا. کوئی بھی دستاویزات کے ذریعے scrambling کے احساس کو پسند نہیں کرتا، اس کے ارد گرد کاغذ پھینک دیتی ہے کیونکہ یہ اہم بینک بیان نہیں مل سکتا. ایک بار جب آپ اپنی دستاویزات کو منظم اور فائلوں کو جمع کرتے ہیں تو، آپ کی اہم فائلوں کو تلاش کرنا فوری اور آسان ہے.

اپنی دستاویزات کو منظم اور فائلیں.

مرحلہ

فائل فولڈرز، بینڈرز اور ٹیب ڈویژنوں کی تعداد کی حساب کیجئے جو آپ کی ضرورت ہے. اس پر انحصار کرتا ہے کہ آپ کتنے مختلف فائلیں درج ہیں. آپ کو آپ کے دائرہ کار کو پیدا کرنے کے بعد یہ سامان خریدنے کے لئے بہتر ہے تاکہ آپ جانتے ہو کہ کتنے فولڈر آپ کو ضرورت ہے.

مرحلہ

آپ کے تمام دستاویزات کے ڈھیر بنانے کے لئے ایک منزل کی جگہ یا ایک بڑی میز تشکیل دیں. آپ کے دستاویزات کو منظم کرنا ایک عمل ہے اور، لہذا، آپ اس علاقے کو نامزد کرنا چاہتے ہیں جہاں آپ اپنی مرضی کے مطابق دستاویزات کے ڈھیر بنا سکتے ہیں اور اگر آپ ابھی تک ختم نہیں کرتے تو انہیں حلال کر دیں. آپ کے دستاویزات کی رقم پر منحصر ہے، یہ آپ کو پورے ہفتے کے اختتام پر لے جا سکتا ہے، یا ابھی تک بہتر، کم از کم 10 سے 30 منٹ فی دن آپ کے دستاویزات کو منظم کرنے اور فائل کرنے کے لئے خرچ کر سکتا ہے.

مرحلہ

آپ کے دستاویزات کو ناموں کی اقسام میں الگ الگ ڈائل میں منظم کریں. مثال کے طور پر، پانی کے بلوں میں ایک ڈھیر اور بینک کے بیانات میں (ہر بینک کے لئے علیحدہ ڈھیر).

مرحلہ

مختلف ناموں والے اقسام (کمپنیوں یا دستاویزات کے نام) کی ایک فہرست بنائیں جنہیں آپ نے ایک دفعہ آپ کے تمام دستاویزات کو الگ الگ ڈائل میں ڈال دیا ہے. مثال کے طور پر: بینک آف امریکہ، پانی بل، کار قرض، اسٹیٹ فارم انشورنس، اے اے اے، طالب علم قرض، وغیرہ. آپ کی فہرست میں ترمیم کریں. اگر آپ کے تمام دستاویزات حروف تہجی کی ترتیب میں فلنگ کابینہ میں محفوظ ہیں تو، یہ آپ کے دستاویزات کو تلاش کرنے کے لئے آسان بنا دے گا.

مرحلہ

فائل کے فولڈر کے ٹیب پر آپ کے زمرہ جات کے ہر ایک کو لکھیں یا ٹیب کے ساتھ ایک علیحدہ کاغذ پر لکھ دیں اور پھر پھانسی فائل فولڈر ٹیب میں داخل کریں.

مرحلہ

آپ کے فائل فولڈر کو حروف تہجی کی ترتیب میں فلنگ کابینہ میں رکھو. اپنے دستاویز کی ڈائل کو دور کرنے شروع کریں. جیسا کہ آپ اپنے مناسب فولڈروں میں دستاویزات درج کرتے ہیں، دستاویزات کو ترتیب دینے میں ترتیب دیتے ہیں کہ سب سے اوپر سب سے اوپر کے ساتھ. ریاست اور وفاقی قوانین کی جانچ پڑتال کریں جب یہ آپ کو کچھ ضروری دستاویزات کو برقرار رکھنے کے لۓ کتنا عرصہ برقرار رکھنے کے لۓ آتا ہے. کچھ دستاویزات، جیسے آئی اے اے کے شراکت داروں کو مستقل طور پر رکھا جانا چاہئے.

مرحلہ

اہم دستاویزات کا بیک اپ رکھیں - یا اگر آپ صرف سال کے دستاویزات ہاتھ میں (جیسے مثال کے طور پر، ٹیکس مقاصد کے لئے) کرنا چاہتے ہیں - بینڈرز اپنے دستاویزات کی کاپیاں فائل کرنے کے لۓ. دستاویزات کی مقدار پر منحصر ہے. اپنے دستاویزات کو زمرے میں الگ کریں، جیسے بینک دستاویزات، بلوں اور سرمایہ کاری. اپنے ٹیب تقسیم کرنے والے کو لیبل نہ بھولنا تاکہ آپ کے بائنڈر میں سب کچھ آسانی سے قابل رسائی ہے. آپ کے بائنڈر کے سامنے ٹیبڈ زمرے کی ایک فہرست رکھو. آپ اپنے تمام اہم دستاویزات کو بھی اسکین کرسکتے ہیں اور الیکٹرانک کاپی بیک اپ کے طور پر رکھ سکتے ہیں.